金蝶《X印染企业管理信息化规划方案》4(转载)

    7.8 外贸业务系统
      建议采用金蝶软件外贸管理专版建设X外贸业务系统。具体功能设计与实现描述如下:
       强大的客户关系管理
      外贸业务管理系统通过客户信用分级、信用额度以及客户信用调查报告辅助X科学的把握客户忠诚度,帮助客户保留稳定的客户群,降低企业交易风险。
      
      同时,系统提供贸易机会分析工具,以时间区间(日、月、季度、年)为横轴,以贸易机会的数量/成交额为纵轴,以图形化的表现方式对不同客户、国家/地区、商品、业务员获得的商机加以分析,从而进一步挖掘贸易机会、将商机极大程度的转化为真正的交易过程,为企业创造更高效益。科学的客户行为分析,使得我们能够更为准确的把握客户心理,为客户提供更周到的服务。
      外贸业务管理系统将业务员从传统的手工操作中解放出来,不仅实现了数量单价式的简单计算,更提供了智能化的业务计算,根据管理理论中的更加高级的计算公式,有效地利用系统中的各种数据,产生直观的结果,供业务人员参考。
      在整个业务过程中,外贸业务管理系统根据场景模拟,实现了强大的业务支持功能。使业务员无论是在预算、报价或是处理出运,都能够获得全方位的支持。例如:在业务员制作报盘时,不仅可以查看需要的商品信息、客户信息等等,并且不需退出报盘单制作窗口,就可以掌握该客户的历史交易情况与当前信用状况,包括在报价过程中,查看该商品的历史成交、报盘、采购价格等信息,提供了360 业务支持。
      外贸业务管理系统按照CMM标准开发,在系统的业务处理过程中,完全符合ISO标准。
      外贸业务管理系统突破传统的管理软件将业务功能模块化的简单方式,引入业务线索,将业务功能按照业务人员熟悉的方式组织起来,同时增强以时间和业务状态为线索的流程感。业务人员可以更加自如地掌控当前的所有业务。
       日程安排
      在对业务数据处理中,每操作一个关键的日期/时间数据,例如:合同有效日期、报关日期、商检日期、出运日期、信用证有效日期等等,系统在保存时,都会在日程中加入一条相应的提醒,并由用户设置该日程提醒的开始时间、频率等,从而驱动整个业务的顺利进展。
      同时,系统提供了一个集中的日程安排工具,可以在其中根据需要增加日程安排,设置其开始/结束时间、是否提醒、提醒时间、主题联系人、类别、性质等信息,并且自动与相关业务联系起来,实现真正的面向业务管理过程的日程驱动。
       强有力的业务控制能力
      在吸取了广泛的进出口企业业务控制经验基础之上,外贸业务管理系统根据客户需求在业务推进的报盘、合同、出运、信用证、出/入库、采购、收/付款管理等过程都设置相应的审批节点。根据审批流程设置,在完成报批、审批环节后,业务才能继续进行,严格控制了业务进行的节奏。
      在系统提供了多种审批方式,使进出口公司在运用系统业务控制功能过程中更加游刃有余。审批主要分三种主要方式:
      系统对输入的数据自动加以判断,对明显的不符点作出标记;
      外贸业务管理系统可以为同一笔业务设置多个审批人,只有通过所有审批人的审批,业务才算审批通过,审批流程可以定义符合X实际要求的审批流程;
      系统可以设置多人对同一业务进行审批。例如信用证审证:要由一个人审批通过,该业务就通过审批;这项设置可有效解决企业审批任务合理分配的难题,对于多人都具备审批权限的业务,系统按照审批任务提交时,审批人手中的工作量,将新审批任务自动分配给任务较少的审批人。
      外贸业务管理系统为企业的信息化建设考虑,提供标准的XML接口,可以与其他系统连接。如与OA系统、ERP系统等。
      外贸业务系统是整个结构的基础,它解决了业务过程中的销售、采购、进出口过程中的数据管理,为财务系统的会计处理作好了准备。同时,财务系统处理来自业务过程中的财务信息,业务系统更可以直接引用财务系统的核算数据。通过这种整合,以业务为线索,使操作人员通过数据共享,使业务更加准确,并且极大的提高效率;对于管理层、决策层更是能够随时随地的得到最准确、最及时的业务、财务数据。
      系统还积极投身到EDI应用的革命中去,我们公司认为Internet的发展,必然会对包括国际贸易环节的EDI在内的全球电子协作带来质的突破。系统已通过现有的XML等技术手段与EDI中心紧密合作,为进出口企业与行业的第三方,如保险、物流、海关、商检、银行之间的数据交换提供了切实可行的方案。
      外贸业务管理系统可以与其他系统结合使用,通过外贸业务管理系统提供的标准XML接口,与企业的HR系统,OA系统连接,从企业整体信息化的角度作到对业务的管理。
       客户关系管理
       基础数据维护
       供应商管理
       权限管理
       产品管理
       手册号管理
      出口销售(报/还盘、合同/订单、L/C、出运)
      国内销售(报价、合同、出货)
       采购管理
      进料加工(询盘、合同、L/C、接运)
      一般贸易进口(询盘、合同、L/C、接运)
       储运管理
      信用证管理(开证申请、来证登记、领用、多人审证)
      配额许可证管理(指标管理、申请)
      进出仓、调拨、移库、货位、盘点、报废/损耗
      收汇、预收、预付、付款
      内部资金核算、利息计算、资金占用等处理;
      报表统计、经营分析、报表分析
      7.9 项目管理系统
      建议采用金蝶软件K/3产品项目管理模块建设实施该系统。具体功能描述如下。
      
      在项目初始阶段,在进行项目可行性分析时,需要对投资进行估算(测算),主要是对项目的收入和成本进行估算,估算的依据一般是以往类似项目的经验资料。在预算管理录入项目预算以及进行费用项目的分解。主要功能包括预算的录入、修订及查询。
      在项目规划阶段,目标成本是在投资估算的基础上制订的。系统可以按项目、费用分类制订目标成本。随着工程项目的施工进展,当动态成本超出目标成本时,对目标成本进行调整。
      目标成本同样也具有修订的功能。随着项目的不断推进,动态成本也在不断发生变动,当动态成本与目标成本发生较大差异时,就要分析产生差异的原因,并利用修订功能对目标成本进行修订。与“估算修订功能”一样,系统对每次修订都会进行记录,并实时显示最新的修订数据。
       合同管理
      为了解决以上问题,在系统中我们预设了多种合同模板,每种模板的内容、形式都不同。根据合同类型,设置了土地、前期、施工、材料、环境、营销、其它等合同模板;造价性质则分为暂估价、基本确定价、完全确定价;合同性质分为直接合同、三方合同、补充合同;形成方式分为委托、招标、投标。
      在合同录入系统需进行录入的数据主要包括合同基本信息(如合同类型、合同编号、签约各方、合同金额、造价性质、合同性质、签约时间、形成方式等);合同详细信息(如合同开工时间、合同竣工时间、保修期限、保修金额、履约保证金、工期罚款等;对于三方合同,还要输入对应主合同编号等信息);对于招标合同,还要输入招标信息(如投标价、中标价、中标单位等)和投标信息(如底价、二标价、中标价、中标单位等)。
      自动拆分是一种特殊的合同拆分方式。适用于跨期分摊,比如A楼盘分期开发,按照时间进度依次开发一、二期及共用会所,一、二期及会所属于三个工程项目,由于会所是共用的,其产生的成本为一、二期所共担。因些,在对会所项目进行合同拆分时就要采用自动拆分,拆分的归属标准有建筑面积、可售面积、占地面积等几种。
       合同执行
      合同执行完成后,就可以进行合同结算,为了更精确体现合同的执行进度,可以对合同进行部分结算,以体现阶段性执行成果。
       合同变更
      合同的每一次变更都在系统中录入合同调整单,主要内容包括:调整单号、合同调整类型、调整提出时间、调整金额、调整原因、调整金额性质、归属费用项目等信息。
       变更查询
       结算录入
      一份合同可以进行多次结算,直有当结算单的标识为“最后结算时”,此合同结算才算全部完成。
      结算拆分与合同拆分的功能一样,也是将结算金额拆分到具体的明细费用项目上去。
      可以使用查询方案对特定工程下所有合同结算单信息进行条件查询。
      项目运作中,资金的进出数额比较大。但当需要向施工单位(或其他单位)支付一笔款项时,由于金额较大,往往需要提前一段时间去筹措。有时难免会出现要付款时却缺乏资金,而有时又会大笔资金准备完毕却暂时不需要支付,浪费资源的情况。所以对项目运作来说,资金计划的正确制作是非常重要的。
      实际付款与资金计划也许存在不同步的情况,对于其中的差额我们可以顺延转入下月(或季、年)。
      主要包括付款计划、付款录入、付款查询、付款数据引入及相关报表。
      动态成本是本系统的核心,它实现动态成本的核算,生成全项目动态成本一览表,对动态成本与目标成本之间的差异进行比较查询,提供自定义报表和自定义图形的功能。主要包括非合同性成本引入、非合同性成本录入、待发生成本预测、全项目动态成本表、产品成本分摊表等。
      X办公管理信息系统的具体建设思路是:
      在集团内部建立起基于邮件系统的企业基本通讯平台,为X提供快捷、灵活、方便的信息传递机制;提供短消息服务,OA系统中的工作流以及待办事宜等信息可以发送到相关人员的手机上。
      建立方便、稳定、安全的企业内部信息流平台,实现企业可定制的工作流和多种形式的内容发布系统。
      最大限度地实现X内部信息资源的共享,实现X内部文档、资料和其他信息的全面管理和共享,为企业提供信息的分类、过滤、推荐等多种功能。
      为X建立基于浏览器的Intranet环境,实现企业内部信息的统一管理和发布,以及个性化的服务。
      系统的建设还需考虑以下因素:
       系统的可用性,操作的简便性,保证基层人员不经培训也能方便使用
       数据库设计需要符合文档流转和管理的特点,保证效率和性能。
       WEB化,系统完全建立在B/S结构上,基于Web的应用方式既提供统一的界面平台,简化操作,同时也可以实现客户端的零维护。并且可以方便、快捷地进行远程访问系统。
       痕迹保留,系统应支持大多数的流行的文件格式,并支持痕迹保留功能。
       全面的事件驱动能力,系统应提供邮件驱动、待办事宜驱动、手机短信息驱动和PDA驱动。保证应办的事务不会被遗漏。
      
       系统设置
       个人办公类
       网络办公类
       公共信息类
       辅助办公类
       行政管理类
      

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